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Bürgerarbeit Ortsaktenarchiv

Bild: Gesammelte Informationen zu einer Fundstelle: bisher waren die Ortsakten des LfA in nur dieser Form einsehbar.

Gesammelte Informationen zu einer Fundstelle: bisher waren die Ortsakten des LfA in nur dieser Form einsehbar.  
(© Landesamt für Archäologie)

Unter der Bezeichnung „Ortsaktenarchiv“ befindet sich im Landesamt für Archäologie eine Sammlung von Dokumenten zu archäologischen Beobachtungen in Sachsen. Es handelt sich um Fundmeldungen, Schriftverkehr, Fotos, Karten und Pläne, Grabungsberichte, Literaturverweise, Dokumente zur Unterschutzstellung von Denkmalen und dergleichen mehr. Mit dieser Dokumentensammlung wurde Anfang des 20. Jahrhunderts begonnen, als erste Gedanken über eine staatliche Zuständigkeit für archäologische Hinterlassenschaften aufkamen. Seit den 1930er Jahren werden alle Fachdokumente systematisch erfasst. Die Grundstruktur der Ortsakten sind die Gemarkungsgrenzen. Über alles, was innerhalb einer Gemarkung gefunden und beobachtet wurde, gibt die betreffende Akte Auskunft. Das Ortsaktenarchiv wird ständig ergänzt, verbessert und erweitert und ist deshalb stets auf einem aktuellen Stand.
Die Ortsakten werden vor allem im Rahmen der Denkmalpflege verwendet, wenn bei einer konkreten Baumaßnahme geklärt werden muss, welche Informationen von dieser Stelle bereits vorliegen. Darüber hinaus hat das Archiv eine wesentliche Bedeutung bei wissenschaftlichen Bearbeitungen und Forschung. Aus ihm lassen sich Übersichten und Detailinformationen zu archäologischen Funden gewinnen.
Die intensive Nutzung der Akten zieht das Papier in Mitleidenschaft. Besonders das dünne Durchschlagspapier und das stark holzhaltige Papier der 1950er und 1960er Jahre leiden unter der Benutzung. Es muss auch für die Zukunft mit einer erheblichen Schädigung der Dokumente gerechnet werden, solange die Ortsakten die einzige Informationsquelle sind.
Um der weiteren Schädigung der Akten zu begegnen und einen alternative Zugang zu den Informationen zu schaffen, wurde das Digitalisierungsprojekt ins Leben gerufen. 
Bild: Ein Team von Mitarbeitern digitalisiert die Akten und gewährleistet damit eine nachhaltige Archivierung

Ein Team von Mitarbeitern digitalisiert die Akten und gewährleistet damit eine nachhaltige Archivierung 
(© Landesamt für Archäologie)

Das Digitalisierungsprojekt besteht aus vier Arbeitsschritten. 1. Alle Dokumente einer Akte werden durchgehend mit einer Seitennummer versehen. 2. Jedes Dokument wird gescannt. Bei sehr einheitlichen und neuen Papieren kann das im Stapel erfolgen. Alte und empfindliche Dokumente und Übergrößen müssen einzeln eingelegt werden. Auch Fotos und zusammengeheftete Blätter brauchen eine spezielle Behandlung. Alle Klammern werden entfernt. Sie können durch Rostbildung zu erheblichen Schäden am Papier führen. 3. Von jedem Dokument werden die sogenannten Metadaten erfasst, das sind Informationen über das Dokument wie Fundstelle, Urheber, Datum oder Art des Dokuments. 4. Schließlich werden die Bilddateien und die Metadaten zusammengeführt und es entsteht eine digitale Ortsakte. Sie lässt sich nun am Bildschirm ansehen und steht jedem Mitarbeiter des Landesamtes für Archäologie zur Verfügung.

Ergebnis:
Im Verlauf des Bürgerarbeitsprojekts zwischen Februar 2012 und Dezember 2014 wurden die Ortsakten bis einschließlich dem Buchstaben „M“ gescannt. Es handelt sich um die Akten von 2095 Gemarkungen, insgesamt fast 210 000 Scans.


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© Landesamt für Archäologie